Prozessanalyse, CRM-Struktur, Workflow-Logik, Umsetzung und laufende Optimierung.
Internal workflow transformationTHE WORK
THE WORK
MOVES.
AUTOMATICALLY.
Ein vernetztes Operations-System für Nevolion: GHL steuert Sales, Recruiting und Kommunikation — Kalender, Benachrichtigungen und ClickUp-Aufgaben folgen automatisch.
LIVE SYSTEM / INTERNAL
INPUT / 01Lead● received
INPUT / 02Bewerbung● received
CONTROL LAYERGHLRouting · Status · Trigger● active
OUTPUTE-Mail✓ sent
OUTPUTKalender✓ booked
OUTPUTClickUp✓ task
Latest events
12:04 Kontakt einsortiert ✓
12:04 Termin bestätigt ✓
12:05 Aufgabe erstellt ✓
Sales, Recruiting und Operations über mehrere Tools hinweg zuverlässig miteinander verbinden.
Ein durchgängiges GHL-System, das Kommunikation, Termine, Status und Aufgaben automatisch koordiniert.
Automation beginnt
nicht beim Tool.
Sondern beim Prozess.
Nevolion entwickelt smarte Prozesse und Automationen für Unternehmen. Intern sollte dieselbe Klarheit gelten.
Mit wachsendem Lead- und Bewerbungsvolumen entstehen viele Übergaben: Kontakte müssen eingeordnet, Termine bestätigt, Teams informiert und Aufgaben angelegt werden. Die Aufgabe war, daraus kein Flickwerk aus Einzelautomationen zu machen, sondern ein belastbares Betriebssystem.
Viele Übergaben.
Viele Kontexte.
- Status manuell prüfen
- Informationen zwischen Tools übertragen
- Follow-ups individuell anstoßen
- Zuständigkeiten separat nachhalten
Ein Ereignis.
Klare Folgeaktionen.
- Trigger aktualisieren den Prozess
- Kommunikation startet kontextbezogen
- Aufgaben landen beim richtigen Team
- Der nächste Schritt bleibt sichtbar
02 / SystemarchitekturGHL als
GHL als
control layer.
Nicht jedes Tool muss alles können. Entscheidend ist, dass jedes System eine klare Rolle hat und die Übergaben kontrolliert sind.
Wo Prozesse beginnen
Website-FormulareLead-QuellenBewerbungenTerminbuchungen
Wo Logik entscheidet
Kontakte & TagsPipelinesTrigger & BedingungenKommunikation
single operational truthWo Arbeit ankommt
E-MailKalenderBenachrichtigungClickUp-Aufgabe
03 / KernlogikOne event.
One event.
Every next step.
Jeder Ablauf folgt derselben Logik: erfassen, einordnen, reagieren, übergeben und nachhalten.
Eingang
Lead, Bewerbung oder Termin wird erfasst.
Einordnung
Tags, Quelle und Pipeline-Status werden gesetzt.
Reaktion
Die passende E-Mail oder interne Nachricht startet.
Übergabe
Termin, Aufgabe und Verantwortlichkeit werden angelegt.
Nachhalten
Status und Follow-up bleiben automatisch aktuell.
WHENEin qualifizierter Lead bucht einen Termin
THENBestätigung senden · Pipeline bewegen · Team informieren · Aufgabe anlegen
● ACTIVEWHENEine neue Bewerbung vollständig eingeht
THENStatus setzen · Empfang bestätigen · Verantwortliche informieren · Review-Aufgabe erstellen
● ACTIVE04 / Operations viewKomplex im Hintergrund.
Komplex im Hintergrund.
Klar im Alltag.
Das Team sieht nicht den gesamten Automationsapparat. Es sieht relevante Kontakte, eindeutige Status und die Aufgaben, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit brauchen.
Operations / Live
All systems operationalWorkflow health
Recent activityStatus
Kontakt anonymisiertTerminbestätigung versendetCompleted
Bewerbung anonymisiertReview-Aufgabe in ClickUp erstelltCompleted
Lead anonymisiertPipeline und Verantwortlichkeit aktualisiertCompleted
Sales
Lead-Routing, Pipeline-Stufen, Terminbuchung, Reminder und Follow-ups.
Recruiting
Bewerbungseingang, Statuslogik, Gesprächsplanung und Team-Übergaben.
Communication
Kontextbezogene E-Mails, interne Benachrichtigungen und Bestätigungen.
Operations
ClickUp-Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und nachvollziehbare Prozessschritte.
06 / ErgebnisLess admin.
Less admin.
More momentum.
Das System reduziert wiederkehrende Handgriffe und macht Übergaben verlässlich. Sales und Recruiting reagieren konsistent, Termine und Aufgaben entstehen im richtigen Kontext und das Team behält die Kontrolle über Ausnahmen.
- Weniger manuelle Datenpflege
- Klare Verantwortlichkeiten
- Konsistente Kommunikation
- Nachvollziehbare Prozesszustände